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2024年05月19日
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Thank-you Mailに込めた素直な感謝の気持ちはビジネスに好効果
2008年09月17日
相手に感謝の気持ちを伝えるThank you notes。
一般に良く使うのは、
Thank you for your mail.
Thank you for your continued business.
Thank you for doing business with us.
など、お決まりの言葉です。
ビジネスでは、お礼をいうのは社交辞令のようなもので、
それ以外はあまり使わないと思われがちですが、これがうまく書ける
と、仕事に大きなプラスになります。
日頃からやりとりのある取引先、上司や部下などに、
相手の働きや助言のおかげで助かった、と思ったときに、
すぐに、メールでその気持ちを伝える習慣をつけるといいでしょう。
相手の働きや助言のおかげで助かった、と思ったときに、
すぐに、メールでその気持ちを伝える習慣をつけるといいでしょう。
心理学でいう「プラスのストローク」を相手に与えるので、
素直に感謝された相手は、嬉しいと同時に、
自然に自分に対して好印象を持ってくれるようになります。
素直に感謝された相手は、嬉しいと同時に、
自然に自分に対して好印象を持ってくれるようになります。
つまり、信頼関係を高める効果が大きいのです。
また、この人を助けてあげたい、役に立ちたいという気持ちを
相手に起こさせるので、
相手に起こさせるので、
知らず知らずのうちに、自分のその後の仕事にも良い影響が出ます。
感謝の気持ちを相手にうまく伝えることで、さらに
“He/she is really helpful.”という状況が重なり、
困ったとき、いざというときに仕事がうまくいく可能性が高まります。
困ったとき、いざというときに仕事がうまくいく可能性が高まります。
◆Thank you mailの書き方
さて、実際に感謝の気持ちを伝える方法には原則があります。
１．Say “thank you” and indicate what you are saying “thanks” for.
まず、「ありがとう」というのですが、必ずなぜ感謝しているのか、
何をありがたいと思っているのか、明確に書くことです。
よく見かける文章
Thank you for all your help during my visit.
これでも言わないよりは、いいのですが、
「あなたの全てのご支援に感謝する」では、
本心はどうか分からない、社交辞令と見分けがつきません。
「あなたの全てのご支援に感謝する」では、
本心はどうか分からない、社交辞令と見分けがつきません。
もっと具体的にお礼を言うほうが良いのです。
さらに、感謝の言葉を述べたあと、具体的に相手のしたことによって、
どういうふうに自分が利益を受けたのか、どう役立ったのかをはっきり伝えます。
2. Mention how you, or others, benefited—overall and specifically.
そして最後の締めくくりとして、必要であれば、また相手との取引のチャンスを心待ちにしている、ということを伝えます。
3. If appropriate, look forward to another opportunity to interact with the person.
日頃から頻繁にやりとりしている間柄であれば、３は不要。
ほんの２，３行のThank you mailが最も効果を発揮します。
ほんの２，３行のThank you mailが最も効果を発揮します。
逆に、長いメールは禁物。
短い言葉で感謝の気持ちとなぜ感謝しているのかを明確に書くことが最も効果があります。
レターだとたいそうになりますが、
メールはほんのちょっとしたことでも書けるので
メールはほんのちょっとしたことでも書けるので
たいへん便利で強力なビジネスツールであるのです。
（※上記の1.2.3のポイントは、Effective Business Writing, Maryann V. Piotrowskiから引用）
★ビジネスEmailの質問募集
実際に、仕事で英文Emailを使っておられて、こんなとき、どう言えばいいのかなどの悩みがありましたら、 ぜひご質問ください。ブログのコメント欄でもOKですし、細かい状況を説明したいときなどは、
haru@DELETE dovecot.sakura.ne.jp
（＠の後のDELETEとスペースを省いてください。スパム対策です。）
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さて、私、ある企業で、毎月定例で開かれる英語でのミーティングのagendaをメイルで出席者に送付する係をしています。内容は決まったものを連絡するのであまり問題はないのですが、いつも出だしに「これでいいんだろうか。。」と考えながら2年が過ぎました。。。いつもは"To all the attendees of ..."としているのですが「やっぱり"Dear...,”で始めるべきなのか。。。」とかまったく自信がありません。でも、どの出席者も別に興味もないらしく(トホホ）訂正されたこともないのですが、これは「適切だから」というよりは呆れられている可能性が高いように思えて仕方がありません。。。比較的、個人宛のメイルより、複数の関係者に一斉メイルを送る場合が多く、こんな時の出だしに"To whom it may concern,"とかの固い出だし以外に何か適切なものはないでしょうか？
ミーティング自体はカジュアルなものです。
プロの目からご覧になって、何かご意見をいただけましたら有り難く存じます。
ご教示いただけましたらうれしいです。
A子
ブログ本文に後ほどお返事を書きますので、ご覧下さいね。