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2025年05月16日
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プロフェッショナルなビジネスEmailを書くコツ
2008年08月29日
今回は、最も重要なメール作成の基本原則についてまとめます。
１．One topic per e-mail message １つのメールには１つのトピックに限る
一度にいくつも書くと見落とされる可能性大です。
受け取った方も情報の整理に困ります。
２．Clear Purpose目的を明確に
書き手がまず、何を目的に書いているのか、しっかり認識してから書くこと。
ビジネスですから、目的のないメールはないはずです。
書いているうちに、何が目的だったか分からないような文章にならないよう、まず、書くべきポイントを箇条書きにして整理すると良いでしょう。また、校正の段階でもチェックします。
３．Clear & Concise 簡潔明瞭に
ビジネスライティングの基本中の基本です。
見栄をはらずに短い文で重要なポイントをおさえた文章がベストです。
PCのディスプレイは紙より相当読みづらいことが指摘されています。
１～４行を目安に改行できるよう、できるだけ短いパラグラフにする。
不要な情報を避け、文章がむやみに長くなっていないか、もっと簡潔な表現はないか、などを校正時にもチェックする。
箇条書きをどんどん取り入れると良い。
４．Informative Subject Line 内容が分かるタイトル（件名）をつける
メールのタイトルは、メールの目的（依頼なのか、問い合わせなのか、報告なのか）と内容が分かるよう、工夫することが非常に大切です。
仕事上、毎日、百通単位のメールを処理する人もたくさんいます。
タイトルだけ読んで、どれを先に読むのか（読まないか）を決める人も多いのです。
タイムリーに読んでもらうためには、内容がひとめで分かるタイトルをつけましょう。
５．Well-Designed Structure 長いメールを書かなければならない場合は、構成を工夫する
メールはできるだけ短いほうがいいわけですが、少し長いメールを書かなければならない場合には、
・まず、結論を先に
・詳細を説明
・結び（結論を繰り返す、相手にアクションを依頼する場合はその文言で締めるなど）
という構成にします。また、先に書いたように、箇条書きなどを上手くとり入れて、長いメールでも読み手が疲れないように工夫します。
多忙なビジネスパーソンは、最初の数行だけ読んで、じっくり読むかどうか決めたりします。２，３行を読んで、内容や結論が分かるようにすると効果的です。
逆に、最初の数行を読んでも何が目的なのか、何を言いたいのかわからないメールは、後回しにされるのはまだラッキーで、最後まで読んでもらえないと思わなければなりません。
１．One topic per e-mail message １つのメールには１つのトピックに限る
２．Clear Purpose目的を明確に
３．Clear & Concise 簡潔明瞭に
４．Informative Subject Line 内容が分かるタイトル（件名）をつける
５．Well-Designed Structure 長いメールを書かなければならない場合は、構成を工夫する
この５つを守って書きましょう。
★ビジネスEmailの疑問募集
実際に、仕事で英文Emailを使っておられて、この場合にどう言えばいいのかなどの疑問がありましたら、 ぜひご質問ください。
haru@DELETE dovecot.sakura.ne.jp
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